Geplaatst op
Sinds het begin van de 21e eeuw is de wereld in een digitale revolutie terechtgekomen waarbij digitale tools en apps op grote schaal worden gebruikt. Elk bedrijf vertrouwt geheel of gedeeltelijk op digitale informatie die voor bedrijven een nog belangrijkere troef is geworden. Om deze digitale informatie gedurende de hele levenscyclus goed te beheren, zijn passende organisatorische en technische maatregelen nodig. Zelfs als organisaties capture- en ECM-oplossingen gebruiken om informatie te beheren, vergeten ze vaak de laatste stap in de levenscyclus: archief digitaliseren.
Wat betekent het om digitaal te archiveren?
In de “papieren wereld” reduceren de meeste bedrijven de archivering tot de meest eenvoudige oplossing: het opslaan van papier in de kelder of in kantoren. Omdat het papier langzaam achteruitgaat, konden we ervan uitgaan dat de leesbaarheid op lange termijn verzekerd was en dat de integriteit van de documenten gemakkelijk kon worden aangetoond.
- Door de snelle evolutie van de technologie en de snelle veroudering ervan is de integriteit van de informatie en de leesbaarheid van de digitale archieven cruciaal geworden. Dit vereist technische en organisatorische maatregelen om het behoud van informatie te waarborgen.
- Volgens internationale normen zoals ISO 14721 of ISO 16175 zal een degelijke digitale archiveringsoplossing je bedrijf helpen om zich te ontdoen van de papieren dossiers en je toelaten om gemakkelijker toegang te krijgen tot je informatie.
Oplossingen
Een degelijke digitale archiveringsoplossing vereist verschillende kenmerken zoals:
- Het omzetten van bestanden naar een lange termijn archiveringsformaat
- Beschrijving van gearchiveerde informatie
- Het documenteren van de levenscyclus en het bewaren van informatie
- Controle van de geldigheid en de vastheid van de informatie
- Het waarborgen van de integriteit op lange termijn
- Beheer van de bewaartermijn en de beschikking
- Bewaking van het bestandsformaat en de opslagoplossing
Het doel van de eisen is om de juridische en/of financiële waarde van je informatie te behouden. Een wettelijk kader dwingt bedrijven om verschillende documenten zoals sociale documenten, HR-documenten, boekhouding,… te bewaren en om hun authenticiteit en integriteit te kunnen bewijzen. Het doel van een digitale archiveringsoplossing is het bewaren van de juridische waarde en het beheren van het risico van een claim of een rechtszaak. Het is dus zeker de moeite waard een archief digitaal te maken.